Le syndicat de copropriété se crée généralement pour gérer les cas de copropriété. Il est constitué de plusieurs membres tous copropriétaires au sein d’un même immeuble. Quel est le rôle exact d’un syndicat de copropriété ? Quels sont les droits et obligations du syndic de copropriété ? Autant de questions dont vous découvrirez les réponses dans la suite de cet article.
Syndicat de copropriété : Qu’est-ce que c’est ?
Pour mieux comprendre la notion de syndicat de copropriété, il est nécessaire d’expliquer quelques termes qui prêtent souvent à confusion. Il sera ensuite plus simple de présenter le syndicat de copropriété et la fonction qui lui est attribuée.
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1. Définition : syndicat de copropriété
Définition Syndicat de copropriété
On parle de copropriété lorsqu’un bien immobilier est partagé entre plusieurs personnes, qui sont alors des copropriétaires. Ce terme intervient pour désigner un immeuble unique ou un groupe d’immeubles bâtis et répartis entre plusieurs individus en lots. Chaque lot comprend une partie privative et une quote part des parties communes.
Tout d’abord sachez que le syndicat de copropriété est différent du syndic de copropriété. Un syndic de copropriété est une personne physique ou morale chargé de représenter le syndicat de copropriété et d’administrer les parties communes de la copropriété. Le syndicat de copropriété quant à lui est une entité formée par l’ensemble des copropriétaires de l’immeuble. Son rôle est de veiller à la gestion et à la conservation des parties communes d’une copropriété.
Le syndicat de copropriété se constitue sans formalités particulières. En effet, dès lors qu’on a à faire à une copropriété, chacun des copropriétaires est considéré comme un membre de ce syndicat. Dans le cas où la copropriété est composée de plusieurs immeubles, des syndicats secondaires peuvent être créés. A cet égard, il coexiste avec le syndicat de copropriété principal. L’intérêt de sa création réside dans l’autonomie de gestion de chacun des immeubles. Chacun de ces syndicats de copropriété fonctionne comme le syndicat principal.
Par ailleurs, chaque syndicat de copropriété doit avoir un nom et un siège social. Le siège est communément fixé au lieu de situation du bâtiment. Cependant, le règlement de copropriété peut désigner le domicile du syndic de copropriété comme siège du syndicat. Toutes les formalités liées à la copropriété doivent s’effectuer au siège du syndicat.
2. Rôle du syndicat de propriété
Le syndicat de copropriété a pour principale mission de veiller à l’administration et à la conservation de l’immeuble. Cela passe par l’entretien et la bonne utilisation de toutes les parties communes de l’immeuble. Les parties communes d’un immeuble de copropriété sont formées par : les parties de l’immeuble (canalisations, couloirs, etc.) et les terrains (jardins, parcs, etc.).
- La souscription d’un prêt bancaire collectif : Le prêt ainsi contracté sert au financement des divers travaux de l’immeuble. Ce prêt peut-être souscrit par tous les copropriétaires ou pour ceux qui choisissent de participer. C’est une décision qui est prise par vote lors d’une assemblée générale.
- Travaux à faire sur les parties communes
- Budget prévisionnel annuel, nécessaire au fonctionnement de la copropriété
- Ventes et achats pour le compte de la copropriété
- Mises à jour du règlement de la copropriété
Toutes les décisions du syndicat de copropriété doivent être prises par vote lors de l’assemblée générale. Par la suite, c’est au syndic de copropriété que revient la charge d’exécuter toutes les décisions retenues.
3. Responsabilité du syndicat de copropriété
Le syndicat de copropriété est une personne civile propre, différente de chaque copropriétaire. En raison de cela, il lui incombe de s’assurer contre les risques de responsabilité civile. Cela, au même titre que chaque copropriétaire, bailleur ou habitant. Ceci étant, il est responsable des dommages causés par un défaut de construction ou d’entretien de l’immeuble. Il est responsable devant :
- Les copropriétaires
- Le personnel qu’il emploie (gardien de l’immeuble, femme de ménage…)
- Des tiers, notamment devant les locataires
En cas de problème, le syndicat peut-être amené à répondre des ses actes devant le tribunal de grande instance. Il peut alors devoir verser une indemnité à la personne à qui le tort a été fait. Par exemple, si un défaut d’entretien à retardé un propriétaire dans la location de son appartement, la responsabilité sera imputée au syndicat de copropriété.
4. Immatriculation d’un syndicat de copropriété
La déclaration du syndicat des copropriétés n’est pas obligatoire. Cependant, il est tout de même important de faire les démarches d’immatriculation. Ainsi, lorsque le syndicat de copropriété recevra un courrier recommandé en son nom, il pourra joindre une déclaration officielle. Celle-ci est exigée par la poste.
A cet effet, la loi Alur stipule que tous les syndicats de copropriété doivent nécessairement figurer dans le registre national d’immatriculation. Cette loi a pour objectif de prévenir les dysfonctionnements. Pour cela, vous devez renseigner le registre des informations sur la copropriété. Il s’agit du montant de votre budget, du nombre de lots, de l’existence d’éventuels impayés, etc. Le registre fait office d’annuaire des copropriétés. Ainsi, toute personne a la possibilité d’avoir accès à une partie des informations.
L’immatriculation doit être effectuée par le syndic de copropriété. Toutefois, en l’absence du syndic, un administrateur, un mandataire ad hoc ou un notaire peut également accomplir cette formalité. Cette déclaration peut s’effectuer en ligne sur le site du registre nationale d’immatriculation des copropriétés. Pour cela, le mandataire doit renseigner les différents champs demandés en ligne. Par la suite, il recevra un numéro d’immatriculation.
Gérer un syndicat de copropriété
Gérer un syndicat de copropriété
C’est au syndic de copropriété que revient la responsabilité de gérer une copropriété. Il peut cependant être assisté par le conseil du syndicat de propriété. Celui-ci est élu par vote parmi les copropriétaires. La gestion d’une copropriété représente une lourde responsabilité. De ce fait, les copropriétaires doivent collaborer au mieux avec le syndic pour faciliter la gestion.
Voici quelques principaux axes d’action du syndic de copropriété :
1. Gérer les charges inhérentes à l’entretien de la copropriété
Les charges inhérentes à l’entretien d’une copropriété sont nombreuses. Ils vont de la gestion des prestataires à celui de l’assurance et des dépenses générées par les différents copropriétaires.
Gestion des différents prestataires
Tous les prestataires chargés de travaux divers doivent remettre des devis et le détail des dépenses effectuées. Le rôle du syndic de copropriété sera de comparer les prix afin de valider les factures. Il doit également contrôler la réalisation des travaux. Par ailleurs, le syndicat de copropriété doit déterminer un montant seuil à partir duquel le syndic se doit de consulter le conseil syndical. Cela afin d’obtenir l’approbation d’engager lesdites dépenses. C’est un excellent moyen de contrôler les faits et gestes du syndic.
Assurances
C’est au syndic de copropriété que revient la charge de négocier le montant des primes d’assurance. Pour ce faire, il doit procéder à une comparaison des offres sur le marché pour obtenir la meilleure marge possible.
Électricité
Un contact avec EDF peut vous permettre de réaliser des économies. Pour cela, vous pouvez adapter les tarifs et la puissance aux besoins réels.
Eau
Le syndic doit s’assurer qu’il n’y a pas de fuites dans les parties privatives et communes. Pour ce faire, il peut comparer les factures d’une année à l’autre. Il doit également installer des compteurs individuels. Cela représente du reste un excellent moyen de réguler ce poste.
Chauffage
Dans ce cas également, une analyse des consommations permet de déceler les problèmes éventuels. Son rôle sera alors de solutionner ce dérèglement.
2. Gestion en cas de d’impayés
En cas d’impayés, le syndicat de copropriété met en place un plan d’action. L’assemblée des copropriétaires peut établir un protocole d’accord sur le recouvrement des charges. Celle-ci fixe les délais de paiement et les sanctions applicables en cas de non respect de l’échéance. Le but de cette manœuvre est d’éviter un retard de paiement. Le syndic devra intervenir cette fois encore pour appliquer les sanctions prises avec rigueur.
Dans le cas ou le syndic ignore le copropriétaire, il peut se référer au conseil de syndicat. Celui-ci lui communiquera l’identité du débiteur. Cette concertation permettra la mise en œuvre de la sanction. Elle permettra également de faire le point sur le montant réel des impayés. Ainsi, l’efficacité du syndic pourra être évaluée.
3. Gérer le personnel responsable de l’entretien
Qu’il s’agisse d’un syndic bénévole ou professionnel, il doit être en mesure de gérer le personnel de l’immeuble. Il lui incombe de vérifier les termes du contrat de travail et de vérifier leur application. Ainsi, il doit s’assurer que les tâches correspondent au réel besoin de l’immeuble. S’il y a lieu de leur accorder une augmentation de salaire, cela doit être discuté lors de l’assemblée générale.
Par ailleurs, la loi prévoit que le gardien soit sous l’autorité du syndicat de copropriété et non du syndic. Toutefois, ce dernier dispose du plein pouvoir sur le gardien. Le syndic de copropriété doit savoir gérer cette autorité afin d’éviter un conflit d’intérêt avec le syndicat de copropriété.
4. La gestion des travaux au sein de la copropriété
Le syndic de copropriété est également gestionnaire des travaux. En tant que tel, il doit effectuer une visite régulière sur le terrain afin de détecter d’éventuels problèmes. Cela lui permettra de gérer efficacement l’avancée des travaux. Pour ce faire vous devez mettre en place un carnet d’entretien. Le but celui-ci est de vous permettre d’avoir constamment une vue d’ensemble des travaux réalisés ou en cours.
Par ailleurs, il est également recommandé de mettre en place un fonds de prévoyance. Celui-ci est alimenté par les appels de fonds peu importants, mais perçus régulièrement. Il peut également s’agir des recettes exceptionnelles correspondants aux excédents de charges. Ce fonds de prévoyance servira à payer et à planifier les travaux. Un manque d’anticipation est souvent perçu comme le signe d’une mauvaise gestion.
Pour les travaux plus importants, évitez de soumettre le devis devant l’assemblée générale. En effet, le syndicat de propriété pourrait opter pour le prestataire offrant un moindre prix. Pensez plutôt à faire appel à un technicien. Le rôle de celui-ci sera d’établir un cahier de charges préalable. Une fois cela fait, vous pourrez en discuter avec le conseil syndical. L’appel d’offre sera alors effectué sur cette base. Par la suite, le syndicat de copropriété disposera d’une meilleure connaissance avant de voter l’offre qu’il préfère.
Une fois le vote effectué, la dernière action consiste à faire appel à l’entreprise. Une fois encore, c’est au conseil syndical qu’il reviendra de veiller à ce que le choix se fasse pour le mieux. Le principal critère à prendre en compte est celui de la solvabilité de l’entreprise. Pour cela, vous devez vérifier son assurance et sa conformité par rapport aux obligations légales.
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5. La gestion financière du syndic de copropriété
La gestion financière du syndic de copropriété
Afin de pouvoir assurer une bonne gestion de l’immeuble, le syndic de copropriété doit faire attention à la trésorerie. Une trésorerie trop élevée peut laisser entendre que le budget n’est pas utilisé pour couvrir les travaux importants. Par contre, un budget insuffisant laisse entrevoir certains problèmes. Ceux-ci peuvent procéder des : dates d’envoi des appels de charges, dates de paiement, montants des impayés, etc.
Évitez de payer les fournisseurs et les prestataires en retard. Cela pour empêcher qu’ils n’augmentent leurs prix afin de compenser ce déficit de trésorerie. Travaillez votre politique de gestion financière du syndic, afin de prévenir des dysfonctionnements qui peuvent causer du tort à la copropriété.
Concernant les appels de fonds, n’attendez pas d’avoir la totalité des appels de fonds avant de débuter les travaux. Cela peut entraîner le report des travaux à une date ultérieure. Ce qui en l’occurrence peut engendrer un surcoût des opérations. De tels résultats auraient un effet néfaste sur la copropriété.
En définitive, le syndicat de copropriété est chargé de prendre des décisions au cours de l’assemblée générale. Cependant, c’est au syndic de copropriété que revient la charger de les mettre en oeuvre. Le conseil syndical se charge d’assurer la liaison entre le syndicat de copropriété et le syndic de copropriété. Avant d’embrasser la profession de syndic de copropriété, prenez le temps de considérer tous les droits et obligations inhérents à cette fonction.
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