Un régistre des copropriétés sert au recensement des copropriétés à usage d’habitation. Le représentant légal de la copropriété ou un notaire est chargé d’effectuer l’immatriculation en ligne. Il donne alors accès à un annuaire et à des données statistiques. Découvrez dans cet article comment immatriculer une copropriété.
La copropriété dans l’immobilier : Définition et implications
Régistre des copropriétés – Définition
Le but de la loi Alur est de promouvoir l’accès au logement et à l’urbanisme. Aussi, elle incorpore des mesures visant à améliorer les logements existants. Pour y parvenir, elle doit avoir une bonne connaissance des copropriétés existantes. Ce qui explique la création du régistre des copropriétés.
1. Registre des copropriétés : Qu’est-ce que c’est ?
Le régistre des copropriétés vise à créer une carte nationale d’identification des copropriétés. Cette dernière regroupe alors les informations relatives au plan financier et technique des copropriétés. Chaque copropriété possèdera ainsi un numéro d’immatriculation et le syndicat se chargera de la procédure d’immatriculation. De cette manière, il devient plus facile de détecter et de prévenir l’endettement des copropriétés. En outre, il devient aussi plus facile de diminuer l’existence des copropriétés dégradées.
Les informations concernant l’identification des copropriétés sont alors portées au régistre des copropriétés. Il s’agit des détails tels que la : localisation, apparence, taille, âge et composition. Seront également recensés, leur mode de gestion, les procédures administratives et judiciaire en cours, leur état des comptes et leur bâti.
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2. Gestion d’une copropriété
L’immatriculation d’une copropriété fait partir de sa gestion. Les démarches relatives à cette immatriculation doivent être accomplies d’ici le 31 décembre 2018. Dans le cas des copropriétés créées après la VEFA, ou celles vendu par un propriétaire unique d’au moins un logement, l’immatriculation devra être faite depuis le 1er Janvier 2017. Cette immatriculation se fera au fur et à mesure de la parution de leur règlement de copropriété.
Par ailleurs, le représentant légal de la copropriété devra actualiser les informations financières du régistre des copropriétés chaque année. Cette procédure devra s’effectuer dans un délai de deux mois à compter de l’approbation des comptes de l’année écoulée. En effet, lors du renseignement de ces informations, il est possible d’actualiser d’autres données.
Selon la taille de votre copropriété, vous devez respecter les dates d’échéance suivantes :
- 200 lots : Le 31/12/2016.
- 50 lots : Le 31/12/2017.
- Le 31/12/2018 pour toutes les autres copropriétés.
Notez que les lots considérés sont ceux correspondant à des lots d’habitation ou des bureaux. Aussi, les lots accessoires (parkings, cave, etc) ne sont pas comptabilisés.
3. Législation sur l’immatriculation des copropriétés
Les copropriétés figurants dans le régistre des copropriétés sont des lots destinés à l’habitation et aux bureaux. Cela, peut importe leur mode gestion (coopérative, syndic professionnel ou bénévole). Les lots secondaires sont exclus.
En 2016, l’obligation d’immatriculation ne concernait que les copropriétés possédant des lots supérieurs à 200. Depuis 2017, elle comprend les copropriétés comprenant entre 51 et 200 lots. En 2018, les lots de 50 et moins doivent également figurer dans le régistre des copropriétés. La législation prévoit qu’à partir du 1er Janvier 2019, toutes les copropriétés sans exceptions devront être immatriculées.
Le représentant légal (syndics professionnels ou bénévoles, administrateurs provisoires ou notaire), sera chargé de procéder à l’immatriculation en ligne. Pour ce faire, il vous faudra créer un compte sur le site dédié. Ensuite, vous devrez fournir les pièces nécessaires. Une fois les différentes informations renseignées, vous pourrez alors gérer vos copropriétés.
Procédure d’immatriculation au registre des copropriétés
Pourquoi enregistrer sa copropriété
Toutes les copropriétés sont tenues de s’enregistrer au sein du régistre des copropriétés tenu par l’ANAH (Agence Nationale de Habitat).
1. Pourquoi immatriculer sa copropriété ?
L’enregistrement des copropriétés dans le régistre des copropriétés ambitionne une meilleur connaissance copropriété et de leur état. Les informations collectées permettent alors de prévenir les dysfonctionnements (dégradation du bâti, endettement, surconsommation énergétique, etc) et de détenir les détails des charges de copropriétés. Aussi, les syndicats de copropriété disposent d’une meilleure visibilité du fonctionnement des copropriétés.
Toutefois, certaines données ne sont communiquées que sous autorisation de l’Anah. De cette façon, les établissements publiques de l’État et les collectivités territoriales doivent préciser :
- La qualité du demandeur
- Le périmètre géographique concerné
- Et le but de l’utilisation des données.
Les établissements étatiques chargés des politiques de l’habitat ont généralement besoin des informations relatives aux syndicats de copropriétaires. Quant aux collectivités territoriales, elles sont davantage intéressées aux données des copropriétés localisés sur leur territoire. Ces informations communiquées par l’Anah sont gratuites et fournies par fichier ou par accès sécurisé.
En outre, une partie de ces informations sont ouvertes au large public (particuliers, potentiels acquéreurs). Elles sont alors disponibles via un annuaire et des statistiques accessibles en ligne. Vous pouvez donc disposer des informations des copropriétés sur le montant des charges et l’étiquette énergie.
Les rapports statistiques
Ils sont disponibles en ligne sous format PDF ou Excel à partir des données territoriales enregistrées. Ces dernières répertorient les données des deux derniers trimestre et vous proposent un contenu détaillé au choix. Ainsi, vous pouvez trouver les copropriétés dans une région donnée en fonction du :
- Nombre de lots
- Ancienneté
- Statut juridique
- Type de représentant légal
- Organisation
- Période de construction
- Étiquette énergétique
- Type de chauffage
- Montant des charges courantes
- Montant du budget prévisionnel
- Impayés
- Réalisation de travaux
- Éventuelles procédures administratives et judiciaires en cours.
Un secret statistique entoure les statistique grand public. Aussi, les seules informations publiées sont celle concernant les territoires de moins de 11 copropriétés. Les autres données sont quant à elles scellées.
L’annuaire des copropriétés
Cet annuaire est disponible en ligne en entrant une recherche par adresse de copropriété. Vous pouvez également faire une recherche avancée par département, commune, voie, numéro d’immatriculation, etc. Lorsque le champ de recherche est trop vaste, seules 50 copropriétés sont proposées. Les résultats précisent la date du règlement de copropriété, le nom, l’adresse, la localisation et le numéro d’immatriculation de la copropriété.
2- Immatriculer sa copropriété : les informations requises
Les informations nécessaires à une première l’immatriculation dans le régistre des copropriétés sont les suivantes :
- Données d’identification : Il s’agit du nom et de l’adresse de la copropriété. Vous devrez également renseigner la date de création du syndicat, éventuellement le numéro Siret et le statut du syndicat de copropriétaires. Précisez la date du règlement de copropriété, les références cadastrales, le nombre et la nature des lots (habitation, commerces, bureaux, de stationnement) de la copropriété, s’il y a lieu le nom du syndic.
- Données financières relatives au dernier exercice comptable approuvé en assemblé générale : Aussi, vous devrez fournir la date de l’assemblée générale approuvant les comptes, le budget prévisionnel, les provisions pour travaux, etc.
- Données techniques sur le bâti : nombre de bâtiments et leur étiquette énergétique, le nombre d’ascenseurs, la période de construction, le type de chauffage installé (individuel, collectif, etc.).
- Informations relatives aux difficultés de la copropriété : Mesures de sauvegarde, arrêté ou injonction pris en vertu du code de la santé publique, etc.
Le déclarant doit également prévoir les documents justificatifs de sa fonction : une pièce justificative (contrat de syndic, ordonnance de désignation en tant qu’administrateur provisoire) et la durée d’exercice du mandat du syndic ou de la mission de l’administrateur.
A l’issu de cette procédure, vous recevrez un numéro d’immatriculation propre à votre copropriété. Pensez à renseigner ce numéro pour toutes vos démarches administratives.
3- Détails de la procédure d’immatriculation
La procédure d’immatriculation étant dématérialisée, le déclarant est également appelé télédéclarant. Aussi, ce dernier devra commencer la procédure par la création d’un compte en ligne. Ensuite, il doit demander le rattachement de son compte à la copropriété en question. Une fois cela fait, il peut effectuer les démarches d’immatriculation.
La création d’un compte de télédéclarant
Une fois votre compte créé, renseignez votre situation : syndic professionnel ou bénévole. Le syndic bénévole doit indiquer identité, adresse électronique, numéro de téléphone et coordonnées postales. Le télédéclarant professionnel quant à lui fournira le numéro siret de l’établissement ainsi que le numéro de sa carte professionnelle. Sont également à renseigner : le numéro de récépissé de la déclaration d’activité préalable pour un établissement secondaire, l’identité du dirigeant, son adresse électronique, son numéro de téléphone.
Une fois le formulaire validé, vous recevrez un émail contenant un lien. La durée de validité du lien est de 120 heures. En cliquant sur le lien vous aurez la possibilité de créer un mot de passe. Vous recevrez alors un code d’activation par courrier postale dans un délai de 15 jours. Ce code vous permettra d’activer votre compte. Dès l’activation de votre compte, vous pouvez immatriculer la copropriété et créer des comptes utilisateurs pour d’autres personnes de votre structure.
Notez que si vous passez 12 mois consécutifs sans utiliser votre compte, celui-ci sera automatiquement supprimé.
Le rattachement d’une copropriété à un compte de télédéclarant
C’est le représentant légal de la copropriété qui effectue la toute première immatriculation. Vous devrez alors précisez si vous agissez en tant qu’administrateur provisoire. Pour ce faire, vous devrez adjoindre une pièce justificative appropriée (contrat, procès-verbal ou ordonnance de tribunal). Pensez également à préciser la durée de validité de votre mandat ou de la mission en cours.
Dans le cas où votre mandat ou mission d’administration est renouvelé : Indiquez les nouvelles dates de début et de fin du mandat ou de la mission. S’il n’est pas renouvelé, vous devez déclarer votre successeur. Pour ce faire, vous devez préciser la situation du nouveau représentant légal (administrateur provisoire, syndic bénévole ou professionnel). Inscrivez également ses données personnelles (nom, émail, adresse postale, etc.).
Pour finir, vous devrez confirmer le rattachement du dossier d’immatriculation de la propriété à votre compte après celle réalisée par votre prédécesseur. A moins que celui-ci ne soit un syndic provisoire. Une fois encore vous devez préciser si votre fonction est provisoire et préciser la durée de validité.
4- Habilitation à immatriculer une copropriété
Les copropriétés immatriculées avant le 1er Janvier 2017, sont immatriculées par le syndic désigné en AG. Un administrateur provisoire ou un mandataire ad hoc peut également effectuer cette démarche. Le notaire quant à lui effectue les démarches s’il s’agit de la mise en copropriété d’un immeuble ou de la vente d’un lot.
Lorsque c’est le syndic qui effectue les démarches, c’est le syndic qui est chargé de régler les frais de la prestation. Par contre, les différentes actualisations sont partie prenantes de ses tâches habituelles.
Lors d’une transactions sur une copropriété, le notaire se doit de vérifier que celle-ci est bien immatriculée. Si ce n’est pas le cas, il peut lui même procéder à son immatriculation dans les cas suivants :
- Lorsque le syndic est absent
- ou si le syndic en place n’a pas effectué de demande d’immatriculation malgré une mise en demeure.
Ce dispositif est valable depuis le 1er janvier 2017 pour les copropriétés de plus de 200 lots, depuis le 1er janvier 2018 pour les copropriétés de 51 à 200 lots. Pour les copropriétés de 50 lots et moins, il s’appliquera dès le 1er Janvier 2019.
Conservation et mise à jour des données de copropriété
Mise à jour des données de copropriété
L’actualisation annuelle du régistre des copropriétés garantit la fiabilité de ses informations. Particulièrement pour ce qui concerne les données financières.
1. Conservation des données
Après chaque actualisation des données, le régistre des copropriétés mentionne la date et l’heure de la dernière mise à jour. Les données d’ordre générales et celles relatives au bâti sont conservées de façon indéfinie. Ce, pour une durée de 5 ans à compter de leur enregistrement. En cas de dissolution du syndicat, l’Anah procède à la suppression des données au bout de 6 mois. Les pièces justificatives quant à elles le sont au bout de 6 mois sans conditions.
2. Mise à jour des données de copropriété
Le télédéclarant dispose d’un délai de 2 mois après la tenue de l’AG pour actualiser les données. A l’issu de chaque modification, le télédéclarant reçoit une attestation de mise à jour par émail.
Par ailleurs, si le mandat du syndic n’est pas reconduit, se dernier doit le porter à la connaissance de l’Anah. Cela se fera dans le mois qui suit la cessation de ses fonctions. Ce syndic doit en plus renseigner les informations personnelles du nouveau syndic ou administrateur provisoire. Veillez également à informer l’Anah en cas de reconduction du mandat du télédéclarant dans le mois.
Lorsqu’une dissolution de copropriété intervient, le télédéclarant doit préciser la raison de la dissolution : expropriation, scission, etc. Vous devrez également communiquer la date ainsi que le justificatif (ordonnance d’expropriation, procès-verbal de l’AG, etc.) qui s’y rapporte.
3. Sanctions en cas de non immatriculation ou non mise à jour des données
Dans ces cas, le syndic recevra une mise en demeure afin de procéder à l’immatriculation. La régularisation devra alors se faire dans le mois, sinon l’Anah peut imposer une sanction financière aux lots. Celle-ci s’élève à 20 euros par lot de copropriété et par semaine de retard. Par ailleurs, la copropriété ne percevra plus des subventions de l’État, des établissement publics, ou des collectivités territoriales.
Pour aller plus loin, je vous propose de suivre cette vidéo : Comment acheter un immeuble de rapport.