Le temps est une ressource rare, inextensible et irremplaçable. Nombreux sont ceux qui pensent pouvoir tout contrôler au cours de la journée, jusqu’à ce que la nuit venue, ils sont loin de leurs objectifs et de leurs attentes. En fait, l’une des raisons de cet écart entre ce que l’on souhaitait et ce qu’il est finalement advenu est la gestion du temps. Comment bien gérer son temps afin d’atteindre ses objectifs ? Comment mieux planifier ses journées afin d’être plus efficace ? Cet article vous donnera les techniques pour mieux gérer et optimiser son temps.
Il est impossible de devenir un bon entrepreneur sans une bonne gestion de son temps. Gérer son temps ici, revient à être efficace et efficient quant à la gestion de ce dernier.
« Maîtriser son temps, c’est maîtriser sa vie » (Alain Lakein)
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Gestion du temps : Pourquoi mieux gérer son temps
Gestion du temps – Mieux gérer son temps
Il existe plusieurs avantages à bien gérer son temps.
1. Gérer son temps dans l’entreprise : Atteindre ses objectifs
En tant qu’entrepreneur, atteindre ses objectifs à temps voulu, permet de se distinguer et évoluer dans son domaine. Il est important d’avoir des objectifs dans son activité et dans sa vie de manière générale, mais pouvoir et savoir les atteindre est mieux.
2. La gestion du temps de travail : Efficacité et énergie
Il arrive qu’en fin de journée vous vous trouvez épuisé par tout sauf par l’essentiel. Vous ressentez tout au long de la journée une surcharge et un surmenage, et ne savez sur quoi vous concentrer. Vos résultats sont loin de vos objectifs et frustré, vous risquez de vous démotiver pour vos projets. Vous sentez votre énergie s’étioler et votre envie d’aller de l’avant s’estomper. Il est aisé d’abandonner l’idée qu’on a depuis des jours et même des moins, en une journée. Le sentiment d’échec et de lassitude peut partir d’un problème de planification et d’organisation des objectifs et des priorités de notre vie. En coordonnant mieux vos objectifs et activités, vos projets seront plus rentables et vous épuiseront moins.
3. Mieux gérer son temps : Devenir efficient et rentable
Augmenter sa productivité – Gestion du temps
D’aucuns disent que le temps c’est de l’argent. Vous pourriez rentabiliser vos projets avec une meilleure gestion de votre temps. En effet, pour rentabiliser ses projets, il est important d’avoir des plans d’actions dans le temps. certains pensent qu’en investissant seulement une grande somme dans leur projet suffit à le rentabiliser. Pourtant, l’un des facteurs clés de succès dans tout projet ou toute idée est l’effet que le projet a dans le temps. En réduisant cet effet et donnant le temps qu’il faut à son projet, il devient aisé d’en voir les retombées autant dans les finances que dans l’évolution.
4. Mieux gérer son temps : Devenir innovant et créatif
Mieux vous gérez votre temps, mieux vous serrez efficace, et atteindrez vos objectifs. Et comme un effet domino, en voyant les retombées de votre activité , vous serrez plus relaxé et zen pour aborder d’autres aspects inexplorés de votre activités. De nouvelles idées toujours plus intéressantes germeront dans votre esprit. Ainsi d’idées en idées, d’objectifs atteints à rentabilités, vous pourriez vous épanouir.
5. Gestion du temps et bien-être
Comme il a été souligné, mal gérer son temps vous enlève de l’énergie et vous rend moins créatifs. Il n’est plus à prouver l’impact probant de l’état d’esprit sur notre corps et notre entourage. Bon nombre d’entrepreneurs, non avertis sur la nécessite de mieux gérer son temps, se ramollissent de leur enthousiasme initial. Dans cet état, il influence et démotive également leur collaborateur.
Mieux vous gérez votre temps, moins vous serrez stressés, et plus vous serrez productifs. Mais en prenant les choses en main dans la gestion de votre timing, vous épanouirez physiquement et psychologiquement. Un bon leader est celui qui sait donner de l’énergie et encourager ses collaborateurs. Votre épanouissement se reflétera également dans votre entreprise à condition de trouver les outils et moyens pour mieux gérer votre temps.
Les techniques pour mieux gérer son temps
Gestion du temps- Avantages de mieux gérer son temps
Jean Amadou, chroniqueur et humoriste français, disait « Ne laisser jamais le temps au temps. Il en profite ».
Faites-vous partie de ceux dont le temps profite ? Afin d’éviter que le temps de notre énergie à travers des choses sans importance et loin de nos objectifs, voici 6 techniques pour vous aider.
Technique 1 : Délimiter ses objectifs dans le temps
Le point de départ de tout projet est la décision que l’on prend pour atteindre son objectif. La décision s’accompagne de rigueur et d’organisation. Lorsque vous repérez un désordre ou une inadéquation dans vos activités, sachez prendre la décision de changer et transformez votre emplois du temps.
Technique 2 : Commencer par les choses essentielles
Lorsque vous vous fixez des objectifs pour une journée, une semaine ou une période de travail, fixez également ce que l’on peut qualifier de balises d’activités. En indiquant ces balises, vous délimitez votre temps et identifier les priorités. Allez à l’essentiel en évitant les pièges de la procrastination et de laisser-aller. Votre agenda doit être précis et bien délimiter dans le temps. Vous pouvez tout exactement prévoir mais pouvez agir sur votre timing présent et vous évertuer à le respecter.
Technique 3 : Etre focalisé sur ses objectifs
Lorsque vous aurez établi ses balises d’activités, concentrez vous sur vos objectifs. Il important de garder le regard fixés sur ce que vous voulez atteindre. Certaines personnes se laissent facilement distraites et emportées par des projets et des idées qui ne leur sont pas rentables.
Par exemple, votre objectif est d’atteindre vous voulez acheter un appartement dans 1 mois, vous remarquez une réduction sur une voiture de marque désirée, et vous vous dites qu’il faut peut-être saisir l’opportunité. Le mieux dans une telle situation est de vous concentrer sur votre achat d’appartement en vue, et une fois l’objectif atteint, consacrer le temps et les moyens pour votre voiture de marque. La chose parait simpliste mais c’est l’une des erreurs que font les gens face à leurs objectifs et leurs envies.
Technique 4 : Travailler par objectif et optimiser son temps
Optimiser son temps, c’est utiliser son temps en fonction des différents projets et objectifs à atteindre au sein de votre entreprise et dans votre vie quotidienne. Établir un agenda bien déterminé par objectif et activité vous permettra d’optimiser votre temps.
Chaque activité devra être établie par priorité mais également par importance en terme d’énergie et de temps requis. Mettez en place un calendrier de rendez vous et d’activités sur qui est urgent, important, facultatif. Vous pouvez le faire par ordre ascendant, descendant ou par date de mise en oeuvre dans votre agenda. L’essentiel est de le faire par objectif et mettre des notations sur leur degré d’urgence.
Technique 5 : Planifier son temps
Gestion du temps- Planifier son temps
Vous ne pouvez mieux gérer votre temps sans planifier vos activités et vos objectifs. il est primordial de planifier si nécessaire en détail chaque activité que vous avez en vue pour la journée à venir. Vous devez établir un calendrier prévisionnel et un retro-planning.
Le calendrier prévisionnel
Le calendrier prévisionnel consiste à établir un agenda sur l’année ou sur l’exercice en cours de votre projet ou activité.
Le retro-planning
Le retro-planning désigne la mise en place d’un planning prévisionnel en partant de l’objectif le plus général à l’objectif le plus spécifique. Il peut concerner l’ensemble du projet ou une étape de votre projet.
Vous pouvez établir votre retro-planning sous forme de tableau, de préférence. Il consiste à spécifier de façon exhaustive toutes les tâches et actions relatives à votre projet. De même, cela vous permettra de ne pas perdre de vue votre objectif, d’optimiser votre temps et de rentabiliser votre affaire. Dans le retro-planning, il s’agit de :
- Dresser une liste des tâches et des actions à accomplir pour réaliser son objectif;
- Ranger chaque tâche par ordre de priorité;
- Établir les différentes étapes de votre projet;
- Fixer le temps imparti pour chaque tâche ou action;
- Faire une répartition dans le temps et des responsabilités pour les personnes intervenant dans ses projets.
Technique 6 : Établir ses priorités et fixer les limites
Le plus difficile pour bon nombre d’entrepreneurs, c’est de savoir établir les limites là où il faut et avec les personnes au moment opportun. La matrice des priorités (Principe d’Eisenhower) vous aiderait à établir vos priorités par ordre d’importance. Il est question dans cette matrice de faire un tableau à double entrée, d’une part établir les tâches selon leur importance, d’autre part les établir selon leur urgence. Il est important que vous sachiez gérer les imprévus, des visites inopinées ou encore des événements, afin de ne pas perdre de vue vos priorités et votre but. C’est à la seule condition de mettre au mieux en pratique ces quelques techniques que vous pourrez être un entrepreneur rentable et productif dans votre domaine.
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Gestion du temps : d’autres outils et astuces
D’autres outils et astuces comme l’auto-analyse de façon continue de votre planning, le chronométrage ou la pendulation, la méthode NERAC vous aideront également dans la gestion du temps.
1. Outils de gestion du temps : la méthode NERAC
En ce qui concerne la Méthode NERAC, il s’agit de Noter, Estimer, Réserver, Arbitrer, Contrôler. Elle permet d’établir également les différentes priorités sous forme de fiche.
- Noter : Préciser et noter les différentes tâches et actions à exécuter.
- Estimer : Estimer leur durée et leur coût en terme
- Réserver : Prévoir les imprévus en leur réservant un laps de temps, les analyser et réajuster selon l’ objectif initial
- Arbitrer : Il est important de pouvoir nommer chaque tâche et les assigner selon leur priorité en degré d’importance et d’urgence.
- Contrôler : Contrôler les durées souhaités et choisies pour chaque tâche prévue. Vous devez contrôler également les objectifs atteints et l’écart entre les prévisions et les résultats obtenus.
2. Outils de gestion du temps : Comment augmenter sa productivité
Vous pouvez également augmenter votre productivité à l’aide d’outils spécifiques formulables à l’aide de logiciels et tableurs. En voici quelques-uns :
Outils de gestion du temps
- La méthode QQOQCCP, c’est la méthode Qui, Quoi, Où, Quand, Comment, Combien et Pourquoi.
- La loi de Pareto ou la règle de 80/20. Elle décrit l’impact de l’effort fourni d’une activité sur les résultats. En effet 20% d’une activité fournissent 80% des résultats.
- La Technique PERT ( Programm, Evaluation and Review Technique) signifie la Technique d’évaluation et de Révision de Programme. Cette technique américaine est axée sur la modélisation de projet et représente les tâches d’un projet par des flèches, pour en montrer leur dépendance.
- Le Diagramme de Gantt : C’est un ensemble de tâches à réaliser sur un temps donné.
- La méthode CPM ( Critical Path Method ou Méthode du chemin critique): Elle permet de mettre en relation de manière logique les activités. Cette méthode tout en permettant de voir la dépendance entre les tâches et permet d’en établir leur chronologie.
Gestion du temps- Savoir optimiser son temps
Pour finir, vous ne devez vous priver de repos afin d’éviter le surmenage. Vous devez vous donner du temps pour réévaluer vos objectifs. Ayez à cœur d’agir sur le temps pour en profiter et non l’inverse.
Pour aller plus loin, vous pouvez suivre ma vidéo sur » Comment acheter 3 appartements sans apport »