La productivité est entre autres corrélée au cadre de travail. Ainsi, mettre en place un environnement de travail convenable est un facteur essentiel capable de booster le rendement. Il est parfois curieux d’observer le contraste entre l’équipement du bureau de certains entrepreneurs et l’immense travail réalisé par ceux-ci quotidiennement. Par conséquent, la question de savoir comment augmenter sa productivité est liée à celle de savoir comment organiser son bureau. Découvrez dans cet article 15 astuces pour organiser son bureau.
Votre productivité dépend entre autres de l’organisation de votre cadre de travail. Plus vous rangez convenablement votre bureau, plus vous serez productif. Connaître les astuces en la matière s’avère alors primordial.
Voici 15 astuces pour bien organiser son bureau afin d’améliorer son business :
Première astuce pour organiser son bureau : Dégager la vue
Nombreux sont ceux qui négligent cet aspect en s’installant de manière à avoir une vue sur le mur lorsqu’ils sont au bureau. Il serait nettement mieux de se positionner de façon à dégager sa vue. Cela procure ainsi une sensation d’être moins confiné et augmente l’ouverture d’esprit. Parvenir à organiser son bureau au travail, c’est entre autres dégager la vue afin d’élargir son champ d’appréciation et d’analyse.
Deuxième astuce pour organiser son bureau : Bien ranger son bureau
Mettre de l’ordre dans le bureau, autrement dit, ranger chaque chose à la place qui lui convient est indispensable pour gagner du temps. En effet, lorsque le désordre s’installe dans votre bureau, vous perdez un précieux temps à fouiller et à rechercher les documents, les matériels et autres. Cela génère également le stress qui se répercute négativement sur le rendement de votre travail. En conséquence, évitez d’encombrer le bureau avec des objets inutiles ou des piles de documents.
Troisième astuce pour organiser son bureau : Mener les tâches jusqu’au bout
L’empilement des documents est essentiellement lié au caractère inachevé des tâches que vous vous assignez. Le conseil à ce sujet est de vous organiser en sorte de toujours achever les travaux que vous commencez. Il n’est donc pas rare de rencontrer des personnes qui démarrent plein de travaux qu’ils abandonnent en cours d’exécution. Elles ne finissent donc jamais ce qu’elles commencent. Sachez que tout business réalisé à 95 % et qui n’est alors pas encore commercialisé ne pourra jamais être rentable.
Le temps que vous perdez avant d’achever vos projets afin de les rendre opérationnels est un véritable manque à gagner par rapport à votre portefeuille. Je vous invite alors à toujours aller au bout de vos initiatives. C’est d’ailleurs ce qui explique le message automatique que vous recevez lorsque vous envoyez des e-mail ou des sms à certaines personnes en période de vacance. En effet, un retour automatique « je vous répondrai plus tard, je suis absent pendant trois semaines » vous est envoyé. Ces personnes ont ainsi achevé toutes les tâches fixées et sont parties ensuite en vacances.
Lorsque vous travaillez ainsi, vous vous libérez du poids du stress et augmentez le niveau de sérénité.
Rangez le bureau de manière à optimiser de l’espace libre en vue de favoriser sa bonne aération. Le confort et le bien-être qui en résultent vous permettent alors de donner le meilleur de vous-même. Vous aurez ainsi d’excellents résultats en un temps record.
Quatrième astuce pour organiser son bureau : Tenir à jour son paper board
Le paper board est un tableau solide comportant des feuilles larges sur lesquelles vous pouvez aisément écrire. Vous devez donc mentionner de façon claire sur votre paper board tous les objectifs de l’année. Ledit tableau doit par ailleurs occuper une place stratégique dans le bureau afin d’offrir une nette visibilité de tout ce qui y est mentionné. L’avantage de cette technique réside dans le fait que vous avez la possibilité d’actualiser vos objectifs à la suite d’une modification. En un mot, le paper board est votre feuille de route pour l’année en cours.
Cinquième astuce : Inscrire quotidiennement trois actions à réaliser dans un cahier
Au paper board, il faut aussi ajouter un cahier dans lequel les actions fondamentales de la journée doivent être clairement rédigées. Chaque soir, avant de rentrer du travail, il faut toujours y écrire les objectifs de la journée suivante.
C’est une technique très utile qui permet de se concentrer sur l’essentiel et de ne surtout pas le perdre de vue. Par exemple, j’ai prévu aujourd’hui tourner une vidéo, aller au sport à 18 heures et autres. Les imprévus étant inévitables, je reçois l’appel de l’un des membres de ma famille qui désirait obtenir certains conseils sur le business. J’ai ainsi passé du temps avec lui au téléphone. J’ai également reçu un autre appel d’un ami entrepreneur avec qui j’ai aussi passé près d’une heure au téléphone au sujet des pays en expatriation.
Lorsque cela commence de cette manière, vous perdez totalement de vue les objectifs que vous vous assignez pour la journée. Le recours au cahier vous permet donc de vous ressaisir rapidement. Vous revoyez donc les objectifs de la journée et vous vous remettez alors au travail. Il est cependant important de ne pas surcharger le cahier. Inscrire au plus, trois objectifs est largement suffisant. Lorsque vous y inscrivez plein d’objectifs, vous serez tenté de procrastiner. La conséquence est qu’en fin de journée, vos objectifs seront très loin d’être atteints.
Sixième astuce pour organiser son bureau : Se servir d’un carnet pour enregistrer les idées
J’ai par exemple en dehors du paper board et de mon cahier, un carnet dans lequel j’écris mes idées. Lorsque vous avez des idées à mettre en œuvre pour améliorer votre business, vous pouvez les sauvegarder dans ce carnet. La finalité est de ne pas laisser les idées ainsi enregistrées à l’étape d’idées et de pouvoir les transformer en actions à exécuter.
Lesdites actions doivent ainsi être enregistrées dans le cahier. Il faudra cependant veiller à ce que les actions à mener soient parfaitement cohérentes avec les objectifs qui figurent sur le paper board. Si possible, prévoyez un emplacement pour les tâches non urgentes mais essentielles à réaliser. Ainsi, vous aurez à vous occuper de cela pendant vos temps creux.
Septième astuce pour organiser son bureau : Avoir un processus
Un processus est une liste d’étapes des tâches à accomplir. Par exemple, pour tourner une vidéo, il faut s’habiller pour cela. Ensuite, il faut mettre en place les matériels (micro, batteries chargées, caméra…) et autres. Tous les détails sont à prendre en compte. La finalité est que cela permet de mettre clairement en évidence les tâches qui peuvent être déléguées ou non.
Par exemple, tourner une vidéo nécessite que je prépare le speech et que je pose ma voix. Quelles que soient mes préoccupations, je dois exécuter cette tâche personnellement tandis que le montage peut facilement être délégué.
Il faut alors décrire tout le processus de ce que vous faites au quotidien. Le tri vous permettra de savoir ce qu’il faut déléguer ou non.
Huitième astuce pour organiser son bureau : Se protéger des bruits extérieurs
Les bruits provenant de l’extérieur peuvent constamment vous déconcentrer et baisser en conséquence votre rendement en fin de journée. La solution que j’utilise au quotidien pour contourner un tel handicap est un petit casque Bose. Cet appareil me permet alors de m’isoler complètement de l’extérieur et de rester concentrer. Je sors généralement avec cela notamment lors de mes déplacements (en avion par exemple). Je parviens ainsi à me couper du monde et à rester focus sur mes objectifs.
Par ailleurs, je travaille par période de sprint. J’ai ainsi une technique de travail appelée méthode de Pomodoro.
C’est d’ailleurs une technique qui me permet de travailler sur une durée de 60 à 90 minutes sans prendre de pause. Pour y arriver, je désactive donc les notifications de mon téléphone et de mon ordinateur. Il est donc impossible de me contacter et j’arrive de cette manière à accomplir le maximum de mes tâches pendant 1 heure 30 minutes de travail. Cette stratégie me permet ainsi de moins travailler que les autres tout en atteignant mes objectifs. Mes résultats sont parfois impressionnants et suscitent la curiosité de mon entourage. Mon secret est de rester concentrer et de travailler en sprint.
Neuvième astuce pour organiser son bureau : Avoir un fruit et de l’eau sur une table à côté
Il est aussi bien d’avoir de l’eau sur la table. Cela vous permet donc d’éviter les promenades inutiles en ouvrant de façon intempestive le réfrigérateur pour des raisons de réhydratation. Ensuite, ayez toujours un petit fruit (pomme par exemple) à grignoter non loin. En effet, on perd énormément de temps à faire des « va-et-vient » pour satisfaire les besoins relatifs à la soif et la faim. On les exploite d’ailleurs comme justificatifs afin de ne pas progresser significativement dans ce que nous entreprenons comme tâche.
Dixième astuce : Apprêter toujours un petit sac contenant certains matériels potentiellement utiles
Je suppose que vous devez aller au sport à un moment donné de la journée. Le mieux aurait été de prévoir le matin en venant au bureau un sac contenant alors les accessoires pour cette activité sportive. Autrement, vous serez moins régulier à vos séances pour des raisons d’omission de tel ou tel dispositif. Gardez alors toujours sur vous un sac renfermant certaines pièces ou matériels dont vous pourrez à tout moment avoir besoin.
Onzième astuce pour organiser son bureau : Garder dans le bureau de petites choses qui sont motivantes
Mettre dans son bureau certains articles susceptibles de vous maintenir dans le champ de vos objectifs est favorable pour le rendement. J’utilise à cet effet des bouquins. En effet, lorsque j’entrepose toute ma documentation par le biais d’une bibliothèque au sein de mon bureau, je n’arrive pas à lire le moindre document. Ainsi, j’y expose quelques livres sélectionnés afin de lire à mes heures creuses. Je parviens ainsi à terminer la lecture de ces bouquins car je n’ai vraiment plus l’embarras de choix.
Douzième astuce pour organiser son bureau : Utiliser le papier format A2
La largeur de ce papier est suffisante pour schématiser une stratégie à mettre en place du début jusqu’à la fin sans avoir le besoin d’utiliser de papiers intermédiaires. J’utilise personnellement le papier cason A2 que vous pouvez avoir à 2,3 euros. Je l’exploite notamment pour schématiser mes stratégies en investissement immobilier. Pour trouver une bonne affaire, je conçois alors une stratégie déclinée en 12 étapes. Le débriefing de toutes les étapes ne peut figurer sur une seule feuille de format moindre.
En un mot, il s’agit d’une feuille qui permet de transposer intégralement vos idées ou stratégies et de faciliter son accessibilité. Je faisais mes plans sur l’ordinateur. J’ai cependant remarqué que je recevais à chaque instant des notifications des réseaux sociaux (Facebook, Instagram…). Ainsi, on est très facilement tenté de regarder de quoi il s’agit et on arrive à perdre assez de temps et même le contrôle de son objectif.
Treizième astuce : Mobiliser tous les accessoires pour la mise en œuvre des actions
Il est important de s’assurer de la disponibilité de tout ce qu’il faut en termes de consommables pour la réalisation des activités. Cela évite ainsi les pertes de temps et la procrastination. A 95 % de la réalisation d’une action, la non-disponibilité d’un accessoire aussi simple qu’il soit est susceptible de retarder significativement les travaux de finition. Le temps que vous perdez en ce qui concerne la finalisation de vos initiatives constitue un réel manque à gagner pour votre business. Il suffit donc de bien organiser son bureau pour gagner du temps.
Quatorzième astuce pour organiser son bureau : Anticiper sur les besoins
Je vous invite par mesure de prévention, à anticiper sur vos besoins en consommables. Dans le cadre de la réalisation de mes vidéos par exemple, j’ai réalisé et enregistré suffisamment des tremplates. De cette façon, en fonction de la thématique abordée dans une vidéo à mettre en ligne, j’ai déjà des tremplates prêts à être utilisés.
J’ai également fait des séances de shooting photo durant 4 jours environ avec la prestation d’un photographe professionnel. Un stock de vignettes pour une période de 2 ans d’avance est ainsi constitué. Ces dispositions visent essentiellement à prévenir les goulots d’étranglement qui peuvent ralentir votre élan dans l’exécution de certaines tâches.
Quinzième astuce pour organiser son bureau : Vider la mémoire
Ne vous soumettez pas à l’effort de mémoire constamment en y faisant stocker plusieurs données. Si vous emmagasinez vos idées dans votre mémoire, vous courez alors un risque de saturation qui ralentit considérablement son fonctionnement. Cela se traduit naturellement par une baisse de productivité en dépit de toute la motivation. Il est alors indispensable de décharger le cerveau afin de booster son fonctionnement. Pour ce faire, il est recommandé de noter toutes les idées sur un support (paper board, google agenda, cahier de notes…).
Ainsi, vous ne pourrez pas oublier vos idées à force de les stocker dans la mémoire. Lorsque vous procédez de cette manière, vous libérez le cerveau qui est plus apte à donner un rendement optimal de son fonctionnement.
En résumé, savoir comment organiser son bureau à la maison est une bonne initiative d’amélioration des performances. Il suffit alors de bien organiser son bureau de travail pour régénérer le bien-être indispensable pour l’efficacité dans l’exécution des différentes tâches professionnelles.
Pour en savoir plus
Si vous désirez savoir un peu plus sur la vie d’un entrepreneur ou investisseur, je vous invite donc à suivre la formation que j’ai mise à votre disposition. C’est en réalité une heure de formation que je vous offre. Je vous montrerai de façon pratique comment démarrer un business de façon efficace. Vous comprendrez également comment parvenir à créer plusieurs sources de revenus passifs.
Regardez aussi la vidéo : Comment organiser son bureau : 15 astuces