L’un des plus gros avantages de monter un business en ligne est la possibilité de l’automatiser entièrement. En effet internet offre un large éventail d’outils qui permettent d’automatiser son business en ligne. La question qui se pose alors est : Comment automatiser son business en ligne pour ainsi se libérer du temps? Cet article vous en offre la réponse.
Business en ligne : Avantages de l’automatisation.
Automatiser son business en ligne c’est le développer de telle sorte qu’il puisse tourner seul, qu’il n’ait plus nécessairement besoin de votre personne pour fonctionner. C’est faire en sorte que votre business ne se repose pas sur votre personne. Mais qu’il puisse continuer par fonctionner sous la direction de toute autre personne ayant les compétences requises. Quels sont les avantages d’automatiser son business en ligne ?
L’avantage direct et premier est que vous pouvez revendre facilement votre business, au cas où vous auriez envie de passer à autre chose. Parce que plusieurs entrepreneurs font l’erreur de fonder leur business sur leur personne. Et quand ils ont envie de revendre leur entreprise, ils constatent tout simplement qu’elle est invendable. Mais il ne s’agit pas non plus de s’effacer totalement de votre business. Un autre avantage est que vous pourrez dégager du temps pour vous, pour soit vos passions ou lancer un autre business. Parce que le premier objectif quand on décide d’entreprendre c’est d’avoir du temps pour soi, d’être maître de son temps. Voyons maintenant comment automatiser son business.
Automatiser son business en ligne – Tâches à réaliser
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Automatiser son business en ligne passe par l’automatisation des tâches qu’on accomplit. Pour cela vous devez tout d’abord définir clairement les tâches que vous accomplissez. La première étape de l’automatisation va consister en l’élimination de tout ce qui n’est pas nécessaire. Parce que oui, après le décollage de son business en ligne, il y a plusieurs tâches que les entrepreneurs continuent par faire mais qui ne sont plus vraiment nécessaire pour l’évolution de leur business. Répertoriez ces tâches et supprimez-les, cela vous fera déjà un gain non négligeable de temps.
Définition de l’automatisation
L’automatisation c’est tout ce qu’un logiciel peut faire à votre place et qui n’a pas nécessairement besoin d’une intervention humaine. Après la première étape vous êtes maintenant face aux tâches qui font vraiment évoluer votre business. Parmi ces tâches, il y a celles qui nécessitent forcément votre expertise, celles que vous devez répéter sans cesse. Toutes ces tâches peuvent être classées en différentes catégories selon leur nature. Découvrons maintenant comment automatiser à proprement parler votre business.
Vous devez tout d’abord répertorier les tâches que vous accomplissez de manière répétitive. Ensuite il vous faudra créer des processus pour faire ces tâches de manière automatique. Par exemple vous pouvez écrire un mail de remerciement bien rédigé et adapté. Ainsi à chaque fois que vous aurez à écrire un mail de remerciement, en deux ou trois clics vous avez votre mail rédigé. Vous pouvez créer aussi des raccourcis claviers par exemple des sites que vous visitez régulièrement. Le but de tout ça étant de gagner beaucoup de temps.
Business internet : Utiliser des outils d’automatisation
Parmi les avantages d’avoir un business en ligne, vous avez la possibilité de rendre automatique bon nombres de tâches. Internet offre plusieurs outils qui vous permettent une fois implémentées de ne plus avoir à répéter certaines actions. Si vous avez une boutique en ligne vous devez avoir des logiciels qui automatisent tout, c’est à dire un processus mis en place qui va amener votre client à effectuer son achat tout seul sans que vous n’interveniez.
Vous avez aussi des logiciels qui répondent automatiquement à vos mails, qui envoient automatiquement des mails à plusieurs personnes. Comme un auto-répondeur qui enverra régulièrement des mails à vos clients ou à chaque fois qu’un nouveau client va arriver, lui enverra un mail, parce que vous ne pouvez pas répondre à tous vos mails et cela vous fera une énorme perte de temps. De même vous avez des logiciels pour mettre en ligne vos différentes vidéos sur plusieurs plateformes à une fréquence que vous aurez préétablie.
Business en ligne : Création de support client
D’entrée de jeu on vous conseille de toujours séparer votre adresse mail professionnelle de votre adresse mail personnelle. Alors au début de votre activité, vous pouvez vous amuser à répondre à tous vos mails vous mêmes, mais quand votre business va commencer par décoller, cela deviendra de plus en plus compliqué, en terme d’énergie et de temps. Voici quelques outils qui vous permettront de gérer plus facilement vos clients :
- Front qui permet de gérer les mails en équipe, de manière collaborative. C’est un client mail où vous allez ajouter des mails génériques. Ainsi tous les mails envoyés vont arriver dans une boîte de réception où tous les détenteurs des mails génériques ajoutés auront accès et où ils pourront faire les traitements nécessaires. Vous pouvez également utiliser Zendesk ou HelpScout qui sont aussi des logiciels de support client
- ChargeDesk qui permet une mise en commun de toutes les ventes, que ça soit Stripe, Paypal, Wepay ou autres et de générer automatiquement la facture au client lorsqu’il fait un achat. ChargeDesk est aussi compatible avec les logiciels de support clients cités plus haut. Si un client utilise donc le même compte pour son achat que pour le service client, vous saurez immédiatement le produit que le client a acheté ainsi que les détails de l’achat, ce qui vous facilite encore plus la tâche.
- Les tableurs sur Google Doc par exemple : pour noter les suggestions d’améliorations, les éventuels remboursements, centraliser tous les produits avec les liens, liens de page de vente, de bon de commande
- Buffer qui vous permet de gérer tous vos réseaux sociaux
- Les FAQ: Frequently Asked Questions ou sont regroupées toutes les questions fréquemment posées, avec les réponses précises et clairement rédigées.
Business sur internet : La délégation
Cela consiste à confier à une autre personne des tâches à effectuer. Ça concerne les tâches que vous ne pouvez pas nécessairement faire avec un logiciel ou le logiciel est limité. Celles qui ne nécessitent pas votre valeur ajoutée. Voici entre autres les catégories de tâches que vous pouvez déléguer :
Business en ligne : Reconnaître ses points faibles
Il s’agit des tâches dans lesquelles vous aurez des gens plus compétents que vous. Notamment la partie technique comme la gestion de votre site internet, la comptabilité, le support client, le support prospect, le montage vidéo, le graphisme, la transcription texte, la correction des textes . Mais pour cela vous devez d’abord définir votre valeur horaire: combien me rapporte une heure de travail? Ensuite toutes les tâches qui sont en dessous de cette valeur, vous les déléguez. Certes vous aurez à dépenser pour cela mais un simple calcul vous permettra de constater que c’est plus rentable.
Créer un business : Les tâches chronophages
Il y a aussi les tâches dans lesquelles vous êtes compétent ou vous n’êtes pas nécessairement moins bon mais qui sont extrêmement chronophages, c’est à dire qui demandent beaucoup de temps et d’énergie mais qui ne vous apportent que peu de valeur ajoutée. Au lieu de vous concentrer sur ces tâches, vous pouvez toujours les déléguer. Cela vous fera un gain de temps pour développer encore plus votre business.
Idée de business : Les tâches récurrentes
Automatiser son business en ligne
Notez aussi que parmi toutes les tâches que vous accomplissez, il y a celles qui sont répétitives mais dont il n’y a pas d’outils informatiques pour les automatiser. On parle là du service après vente, de la mise en ligne de vos vidéos, délivrer des accès à des programmes et formations, et autres tâches qui ne nécessitent pas forcément votre expertise. Ces tâches aussi vous pouvez les déléguer, pour vous libérer ainsi du temps que vous pourrez consacrer à d’autres choses qui créent de la valeur ajoutée à votre communauté.
Business internet : Loi de Pareto
Tout ce que vous ne voulez plus faire, que ce soit au niveau du référencement, de la qualité ou même des tâches en dehors de votre business comme faire certaines courses, aller régler ses factures; vous pouvez avoir des gens qui le feront pour vous. Cela peut sembler flemmard mais ces tâches vous prennent du temps et après les avoir fait vous n’aurez plus l’énergie pour accomplir d’autres tâches. Ces activités ainsi déléguées vous pourrez alors vous concentrer sur votre cœur de métier, que ce soit l’immobilier, la création de contenu ou autres.
Maintenant que vous savez les activités que vous pouvez déléguer, voyons comment procéder.
Business sur internet : Comment déléguer ?
Vous avez des sites qui vous proposent des assistances en ligne pour débuter. Vous avez entres autres :
- upwork.com qui est une plateforme de micro travail qui met en relation des travailleurs indépendants, qui travaillent en freelance et des clients qui sont des entrepreneurs comme vous qui cherchent à déléguer des tâches
- freelancer.com et fiverr.com qui sont des sites qui assurent aussi les relations entre travailleurs indépendants et clients
- monequipe.info qui est un site d’infopreneur qui met à votre disposition une équipe de techniciens qui s’occupent de la partie technique de votre business. Tout ce qui est création de votre site internet, maintenance de votre site internet si vous en avez déjà et bien d’autres aspects.
Notez que ces sites sont pour vos débuts. Quand vous allez commencer par faire des revenus importants ou quand votre business va commencer par grandir il vous faudra vous tourner vers les agences spécialisées qui vous offriront des services, plus chers certes mais de bien meilleurs qualité.
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Business internet : Comment déléguer ses tâches ?
Déléguer une activité ne signifie pas se désintéresser de l’activité. Surtout quand votre business commence par décoller et que vous avez plusieurs assistants. Vous devez toujours garder un œil sur les tâches que vous avez déléguées, vérifier que le travail est fait correctement. Vous devez pensez alors à surveiller l’analytique, les statistiques de votre support, ce qui vous donne une idée de comment est géré le support. Comme outils pour assurer le suivi de vos activités déléguées et les faciliter vous avez :
- lastpass qui est un logiciel qui vous permet de donner accès à vos différents comptes, sites web, compte YouTube et autres à vos assistants sans pour autant leur donner vos mots de passes
- 1password qui fait la même chose que lastpass
- dropbox, Google Drive qui sont des stockages en ligne. Avec ces logiciels vous pouvez facilement partager vos fichiers avec vos assistants et aussi récupérer vos activités déléguées une fois celles-ci terminées
- skype qui vous permet de rester en contact permanent avec vos assistants.
Automatiser son business en ligne – Délégation
En somme l’automatisation de votre business en ligne passe par plusieurs étapes qui sont l’élimination des tâches inutiles, la mise en place de processus pour faciliter les activités répétitives, l’utilisation des outils d’automatisation, la délégation et le suivi de la délégation. Automatiser son business en ligne ne veut pas dire faire de votre business un business dépourvu d’âme, de toutes substances humaines. Le faire ainsi c’est enclencher le mécanisme qui fera échouer votre business en ligne. Vous n’êtes pas le seul qui exercez dans votre domaine de business. Ce qui va faire qu’un client va vous choisir vous et non un autre qui offre les mêmes prestations que vous, c’est votre valeur ajoutée. Le but final de l’automatisation de son business en ligne c’est donc de libérer du temps pour pouvoir se concentrer sur la valeur ajoutée qu’on apporte tout en restant présent pour ses clients.
Pour aller plus loin, découvrez dans cette vidéo : Comment automatiser son business en ligne en 10 étapes.